Asuntos no incluidos en el orden del día

Normas de la junta directiva

La junta general es la autoridad suprema en una empresa. Debe celebrarse una junta general ordinaria dentro de los seis meses siguientes al cierre de cada ejercicio. El consejo convoca la junta general ordinaria y los accionistas tienen derecho a asistir y emitir su voto.

El consejo convoca a los accionistas a la junta general y prepara una propuesta de orden del día de acuerdo con las disposiciones aplicables establecidas en la ley y los estatutos. La convocatoria debe ser enviada por el consejo a más tardar una semana antes de la celebración de la junta general. Los eventuales anexos a la convocatoria también deben ponerse a disposición de los accionistas a más tardar una semana antes de la celebración de la junta general, a fin de que dispongan de tiempo suficiente para familiarizarse con los asuntos antes de su examen.

Los accionistas tienen derecho a que se examinen asuntos en la junta general. Dichos asuntos deben ser notificados a la junta directiva antes de que se envíe la convocatoria de la junta general a los accionistas, junto con una propuesta de resolución o una explicación de por qué el asunto debe incluirse en el orden del día. Si un accionista desea plantear un asunto que no está incluido en el orden del día, necesitará el consentimiento de todos los accionistas, incluidos los que no hayan asistido a la junta general.

Qué es un orden del día

Las juntas directivas más funcionales saben que el tiempo de la junta directiva es un bien precioso que no debe desperdiciarse. Una herramienta que muchas juntas directivas utilizan para que sus reuniones sean más eficientes y productivas es el orden del día consensuado, también llamado calendario consensuado. El orden del día consensuado agrupa temas superficiales, pero no por ello menos importantes, en un solo punto del orden del día, lo que acelera la reunión y permite dedicar tiempo a cuestiones más importantes y a asuntos que no se habían debatido previamente. Puede incluirse como parte del orden del día ordinario o como un orden del día independiente. En cualquier caso, se aprueban en una sola acción y con un solo voto de la junta, en lugar de tener que presentar mociones sobre cada punto individual. ¿Qué se incluye en el orden del día consensuado? Los puntos suelen ser rutinarios y no controvertidos, o asuntos sobre los que el consejo ha logrado un consenso tras un debate previo. Por lo general, los temas que no han sido discutidos por la junta en el pasado no deben incluirse en la agenda de consentimiento. El presidente del consejo prepara el orden del día consensuado, normalmente en consulta con el director ejecutivo. Los puntos del orden del día consensuados suelen ser los siguientes

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Ejemplo de orden del día

No. El uso de órdenes del día es una práctica común, pero no es un requisito de la ley estatal. Sin embargo, es difícil imaginar cómo podrían celebrarse reuniones sin órdenes del día o sin órdenes de trabajo comparables. La legislatura estatal utiliza un “calendario” diario como orden del día.

El consejo tiene la autoridad final sobre el orden del día, pero es bastante común que los consejos deleguen la tarea de elaborar una propuesta o un borrador del orden del día antes de la reunión. Las prácticas varían mucho, pero los ejemplos más comunes incluyen la delegación en el secretario de la ciudad o del condado, en el gerente o en un comité de orden del día, que puede estar formado por el gerente, el secretario y el alcalde o el presidente de la junta.    Las juntas directivas suelen desarrollar un proceso para solicitar temas al personal y a los miembros de la junta directiva antes de la reunión. También es habitual (y aconsejable) que el procedimiento de la junta pida que se revisen y sugieran modificaciones antes de que el presidente pida la aprobación del orden del día propuesto al principio de cada reunión. De este modo, los miembros tienen otra oportunidad de solicitar cambios en el orden del día propuesto antes de que la junta lo apruebe definitivamente.

Cómo redactar un orden del día

Como secretario municipal, su enemigo es el reloj. Tiene una pizarra llena de responsabilidades y vive en un entorno con plazos de entrega en el que trabaja continuamente para reunir documentos, contenidos, órdenes del día, actas y otros materiales vitales antes de la siguiente reunión o para responder a las peticiones de los ciudadanos con rapidez. Al trabajar con secretarios de municipios de todos los tamaños en todo el país, hemos escuchado una y otra vez a lo largo de los años que uno de sus secretos mejor guardados para ahorrar tiempo es utilizar un orden del día consensuado. Este tipo de orden del día les ayuda a garantizar unas reuniones bien organizadas y eficientes y a agilizar la aprobación de los puntos rutinarios de la reunión. Hemos profundizado en este tema para saber cómo más secretarios pueden aprovechar esta táctica de ahorro de tiempo.

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Un orden del día consensuado (también conocido por las Reglas de Orden de Roberts como “calendario consensuado”) agrupa los puntos de discusión rutinarios de la reunión en un único punto del orden del día. De este modo, los puntos agrupados pueden aprobarse en una sola acción, en lugar de presentar varias mociones.

Piense en la cantidad de tiempo que se dedica en cada reunión a revisar y aprobar puntos rutinarios y recurrentes que no requieren debate o discusión. Ahora imagine que agrupa todos esos temas y los aprueba con una sola acción. Dependiendo de la extensión del orden del día, los secretarios informan que se ahorran hasta 30 minutos en cada reunión con un orden del día consensuado. El tiempo que suelen dedicar a presentar mociones para puntos rutinarios se reasigna a la discusión de temas más importantes que requieren debate y planificación en equipo.