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actas inexactas de las reuniones

No existe una regla rígida sobre el nivel de detalle que debe incluirse en las actas. Las organizaciones no están obligadas a registrar, ni deben hacerlo, todos los detalles o declaraciones realizadas en la reunión. Sin embargo, debe haber suficiente información para que las actas sean útiles en caso de que se utilicen como referencia o se ofrezcan como prueba de que una acción se tomó correctamente o de que los directores cumplieron con sus obligaciones fiduciarias. Los consejos de administración y los secretarios encargados de redactar o aprobar las actas deben utilizar su mejor criterio en cuanto al grado de especificidad de las mismas. Las actas del consejo deben incluir información básica como:

Las juntas directivas también deben ser cuidadosas con el manejo de la información confidencial o delicada. Por ejemplo, las organizaciones pueden optar por celebrar una sesión ejecutiva para discutir asuntos como la revisión del director ejecutivo o un litigio pendiente. Según Blue Avocado, “el acta de la reunión debe indicar que el consejo se reunió en sesión ejecutiva, e informar sobre el tema de la discusión, aunque los detalles (como el importe de un acuerdo judicial) pueden ser confidenciales y aparecer sólo en un conjunto de actas confidenciales del consejo u otras notas”.    Debe establecerse un sistema de registro separado para dicha información confidencial, que es mejor que no se identifique como “acta” para evitar que los miembros y otras personas hagan valer el derecho a ver dicha información.

cómo enumerar los asistentes en las actas de las reuniones

1. ¿Qué es una lista de comprobación de la diligencia debida? 2. ¿Por qué es importante una lista de comprobación de la diligencia debida? 3. ¿Qué debo incluir en mi lista de comprobación de la diligencia debida? 4. Después de elaborar la lista de comprobación de la diligencia debida5. Otras cuestiones a tener en cuenta6. Preguntas que hay que hacer con una lista de comprobación de la diligencia debida

Una lista de comprobación de la diligencia debida es una forma organizada de analizar una empresa que va a adquirir a través de una venta, una fusión u otro método. Siguiendo esta lista de comprobación, puede conocer los activos, los pasivos, los contratos, los beneficios y los posibles problemas de la empresa. Las listas de comprobación de la diligencia debida suelen tener un formato básico. Sin embargo, pueden modificarse para adaptarse a diferentes sectores.

La principal razón por la que se necesita una lista de comprobación de diligencia debida es para asegurarse de que no se pasa nada por alto al adquirir una empresa. Tener una lista de comprobación de diligencia debida le permite ver qué obligaciones, responsabilidades, contratos problemáticos, cuestiones de propiedad intelectual y riesgos de litigio está asumiendo. La mayoría de los documentos e información de la lista de comprobación de la diligencia debida están disponibles previa solicitud. Una vez que tenga la información, le corresponde analizarla y decidir si es una buena inversión.

¿deben aprobarse las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones describen lo que ha sucedido en una reunión de la junta directiva, de modo que el registro proporciona un recordatorio histórico a la junta sobre las decisiones pasadas que ésta ha tomado. Los directores del consejo de administración deben dar un paso atrás de vez en cuando y considerar si se centran lo suficiente en lo que no debe incluirse en las actas de las reuniones.

Como sugerencia, los que levantan las actas de las reuniones deberían repasar de vez en cuando las mejores prácticas para levantarlas. Además, no está de más tener una pequeña hoja de trucos en algún lugar para recordar algunos de los errores más comunes.

Las reuniones del consejo de administración pueden ser muy rápidas. Uno de los mayores retos a la hora de redactar las actas es tomar decisiones rápidas sobre qué incluir en ellas. Si no estás seguro, es mejor hacer una pequeña interrupción en la reunión y pedir una aclaración que pasar por alto y esperar que el acta sea precisa. No registres las discusiones de la reunión al pie de la letra ni lo intentes. No sirve para nada, salvo para aumentar las posibilidades de error. Sé conciso y trata sólo de resumir los puntos principales.

¿qué pasa si no se aprueban las actas de la reunión?

El propósito de las actas es dejar constancia de las acciones realizadas por el órgano. Sin embargo, de alguna manera hay una marea que arrastra a la gente a escribir lo que dijo el miembro A, y luego lo que dijo el miembro B, y así sucesivamente. Estas actas detalladas son una mala idea. Lea la entrada de nuestro blog sobre el porqué.

Si quieres incluir en el acta las razones de una decisión, te recomendamos que añadas un preámbulo a tu moción que explique el proceso de pensamiento que hay detrás. Si quiere demostrar que ha actuado con la debida diligencia, utilice actas resumidas (lea la explicación aquí).

Es un gran error incluir opiniones personales en las actas. El secretario no debe editorializar, y las observaciones personales de los miembros no deben incluirse. Lea la entrada de nuestro blog aquí para ver un ejemplo interesante de los problemas políticos que esto puede presentar.

Habiendo visto demasiado CSPAN, los miembros de la junta y los funcionarios elegidos a veces quieren poner algo “en el acta”. Incluir algo en el acta es un privilegio del organismo, y técnicamente hablando, una junta o consejo podría votar para permitirlo. De nuevo, ¡no lo hagas! Convertir el acta de las acciones oficiales en una plataforma para la opinión personal es un error.

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