Un acta o una acta

Tipos de actas

Las actas son simplemente notas tomadas durante la reunión para recordar lo que se discutió y acordó.  No es necesario que sean largas o complicadas, con un lenguaje elegante o una gramática perfecta.  Lo que sí es necesario es que registren de forma clara y sencilla qué decisiones se tomaron en la reunión y quién las va a llevar a cabo.  Al final de esta ficha encontrarás algunos ejemplos de actas.

Las notas aproximadas que tomes en la reunión son para tu uso, así que puedes utilizar abreviaturas y organizarlas como quieras. No obstante, no te compliques ni te oscurezcas demasiado, ya que debes ser capaz de darles sentido cuando vayas a redactarlas.

Muchos grupos pequeños trabajan de manera bastante informal y no pasan por el proceso de acordar las actas. Las actas se utilizan como un simple registro de las decisiones y como recordatorio para los miembros de las tareas que han asumido.

Si quieres tener una estructura más formal, el procedimiento correcto es tener un punto en el orden del día llamado «acta de la última reunión». Los miembros tienen la oportunidad de decir si creen que el acta es inexacta. Si se trata de una corrección no controvertida, como una falta de ortografía en el nombre de alguien, simplemente se toma nota y se modifica el acta. Si la corrección se refiere a una decisión o acción, la reunión tiene la responsabilidad de acordar cuál debe ser el acta correcta.

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Qué es el acta

Las actas, también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM), protocolos o, informalmente, notas, son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia. Suelen describir los acontecimientos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una relación de los temas considerados por los participantes y las respuestas o decisiones relacionadas con los mismos.

Las actas pueden ser elaboradas durante la reunión por un mecanógrafo o un taquígrafo judicial, que puede utilizar la taquigrafía y preparar las actas y entregarlas posteriormente a los participantes. Otra posibilidad es que la reunión se grabe en audio o en vídeo, o que el secretario designado por el grupo o asignado de manera informal tome notas y prepare el acta posteriormente. Muchos organismos gubernamentales utilizan programas informáticos de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real.

Las actas son el registro oficial por escrito de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de esas actas. Según las Reglas de Orden de Robert recién revisadas (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros[2][3][4] La organización puede tener sus propias reglas respecto al contenido de las actas.

Ejemplos de actas del consejo de administración

La diferencia entre el acta y el informe de una reunión es que el acta es más estructurada y detallada, y el informe es más breve y sólo abarca los puntos principales. Las actas son las más utilizadas, aunque algunas empresas también utilizan informes.

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Las actas de las reuniones de la empresa mantienen un registro de la información clave para la documentación histórica. Conservan los asuntos que se trataron en la reunión, además de las resoluciones que se adoptaron. Las actas también incluyen las medidas adoptadas por la junta directiva, los funcionarios o directores elegidos y los informes de los distintos comités y grupos. Las actas son un registro de lo que ocurrió en la reunión, no de lo que se dijo. Las actas se redactan en diversos tipos de reuniones, como las del consejo de administración, las de los accionistas y las de los directivos.

Las actas son útiles para mirar atrás y ayudar a compartir información con las personas que no pudieron asistir a la reunión. En la mayoría de las empresas, el secretario que graba o corresponde graba la reunión y luego transcribe el acta y la envía a todos los asistentes. El término acta no se refiere a la medición del tiempo, sino a los detalles minuciosos de lo ocurrido en la reunión.

Toma de actas

Las reuniones son parte integrante de la vida profesional, por eso es imprescindible levantar acta de cada reunión. De hecho, el papel de las actas es muy importante para los participantes presentes y ausentes durante una reunión porque:

Por cuestiones de privacidad, durante una reunión puede ser preferible redactar el acta en lugar de grabar todo el debate. Por ejemplo, a algunas personas no les gusta que las graben o no se sienten cómodas sabiendo que las están grabando. Sin embargo, la persona que levanta el acta puede preguntar si puede grabar la reunión. Esto puede resultarles útil para redactar posteriormente el acta oficial de la reunión.

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Es importante llegar a la sala de reuniones antes de que comience la conferencia para estar preparado para anotar cosas esenciales como quién está presente o ausente, y conocer los temas que se van a tratar, especialmente si la persona que levanta el acta no está muy familiarizada con los temas de la reunión.

Asimismo, la elección de los materiales con los que se levanta el acta es importante y también personal. Si la persona que levanta acta prefiere escribir con papel y bolígrafo, debe ir equipada con blocs de notas y un buen bolígrafo (es aconsejable tener otro bolígrafo por si el otro ya no funciona). Otros prefieren tomar notas con un ordenador portátil o una tableta (en estos casos, la persona debe asegurarse de tener una toma de corriente por si necesita cargar su dispositivo durante la reunión).